Assistant.e Administratif / Accueil

Assistant.e Administratif

Vous occuperez un poste d'assistant administratif/accueil (H/F) au sein d'un cabinet de conseil spécialisé dans l’accompagnement au retour au travail de salariés en longue arrêt maladie. Le cabinet propose une gamme complète de solutions RH dédiées à la Santé et la QVT à destination des entreprises. L’assistant-e administratif-ve occupe un poste central et transverse au sein de l’entreprise. Il/elle anime et organise l’espace d’accueil et d’information. Il/elle coordonne le flux entrant et veille au bon fonctionnement de l’espace de travail. Le cabinet est accessible en transport en commun (arrêt Vincent Gâche). ACTIVITES ET TACHES ACCUEIL :

• Physique : accueillir et renseigner toute personne externe à l’entreprise (prestataires notamment)
• Téléphonique : orienter les appels vers les bons interlocuteurs

Les Missions

• Courrier : réceptionner, trier et scanner le courrier pour envoi vers les boîtes virtuelles des différents services. Adresser un mail récapitulatif du contenu du courrier du jour à la Direction
• Fournisseurs : suivi, mise à jour des contrats fournisseurs liés au fonctionnement des locaux, recherche de nouveaux prestataires, négociation des contrats etc…

• Autre : répondre à toute demande d’ordre administratif émanant de la Direction LOGISTIQUE :

1. Fournitures : recenser les besoins, passer commande et réceptionner les fournitures administratives et d’entretien
2. Locaux : s’assurer du bon fonctionnement du matériel et des équipements, de l’état des locaux, gérer la relation avec les prestataires et la bonne exécution des services (nettoyage, entretien et maintenance des équipements, recyclage, gardiennage, gestion des accès, menus travaux etc…) RELATIONS INTERNES/EXTERNES > Avec l’ensemble du personnel > Avec les clients, les fournisseurs et les prestataires Le poste est à pourvoir à temps partiel, le matin (Temps de travail : 50 à 70%). Vous bénéficierez d'une formation interne à votre arrivée. Le poste est à pourvoir dès que possible.

Profil

Vous disposez d'une première expérience dans le domaine administratif et accueil.

Vous faites preuve :

• d'une aisance relationnelle
• d'une bonne maîtrise des outils informatiques
• d'une bonne capacité d'organisation Vous êtes autonome et savez faire preuve de discrétion.

CONDITIONS ET APTITUDES

• Apt. senso. : Travailler au téléphone
• Apt. senso.:Avoir 1 échange oral sans pb élocution
• Apt. cognitive : Mémoriser des consignes
• Postures travail : Travailler en position assise
• Apt. cognitive : Se concentrer sur une tâche

Détails du poste

• CDI
• Mi temps 17,5 heures par semaine : 4 à 5 matinées / semaine (heures par semaine) : 8h30-9h à 12h-12h30